Охрана труда в офисе: все нюансы организации и ведения документации

Охрана труда в офисе: все нюансы организации и ведения документации 04.10.2023 15:03

Охрана труда в офисе является неотъемлемой частью заботы о сотрудниках и обеспечения безопасности рабочих мест. В условиях, когда большая часть работы офисных сотрудников осуществляется за компьютером, многие полагают, что риски и опасности минимальны.

Как организовать охрану труда в офисе

Организация безопасной работы офисных сотрудников нужно начать с анализа возможных опасностей и риска для здоровья людей. С этой целью необходимо обратить внимание на эргономику рабочих мест, освещение, вентиляцию, шум и другие факторы, которые могут негативно влиять на работников. Требования охраны труда в офисе охватывают несколько направлений.

Эргономика рабочего места

Эргономика – наука, изучающая, как правильно организовать рабочее пространство для обеспечения комфорта и безопасности работников. В офисе это означает, что рабочие места должны быть удобными, функциональными, а также соответствовать санитарным нормам и правилам техники безопасности.

Освещение

Освещение в офисе должно быть достаточным для рабочего функционала, но не слишком ярким или тусклым, чтобы не вызывать усталость глаз и не снижать концентрацию внимания. Рекомендуется при возможности использовать естественное освещение, а также устанавливать лампы с регулируемой яркостью.

Вентиляция и кондиционирование воздуха

Вентиляция в офисном помещении должна обеспечивать приток свежего воздуха и удаление загрязненного, а также поддерживать оптимальный уровень влажности и температуры. Кондиционеры и вентиляторы могут помочь в этом, но они также могут создавать шум, мешающий работе.

Шум и вибрация

Шум и вибрация могут негативно влиять на здоровье сотрудников и снижать их производительность. Кроме того, может пострадать нервная система людей. Постарайтесь снизить их до минимума. Важно обучить сотрудников правилам безопасности и обеспечить их необходимыми средствами индивидуальной защиты, если их рабочее место находится рядом с источником шума.

Дополнительные помещения

В каждом офисе должна быть как минимум одна санитарная комната (санузел), а также помещения для приема пищи и отдыха. Часто два последних варианта совмещают, что не запрещено.

После организации основных требований по охране труда в офисе, нужно подумать о назначении ответственного лица, которое будет вести контроль за перечисленными аспектами безопасности в помещении, а также выполнять другие обязанности, соответственно данной должности.

Кого назначить ответственным за охрану труда в офисе

Организация охраны труда в офисе требует назначения ответственного лица, отвечающего за соблюдение всех требований и правил. Это может быть:

• руководитель, прошедший обучение в аккредитованном центре;
• сотрудник офиса, нанятый на должность ответственного по ОТ;
• работник офиса, обученный по программе «охрана труда», совмещающий должность ответственного по ОТ с другой штатной должностью;
• нанятый внешний консультант, имеющий соответствующую специализацию.

Главное, чтобы ответственное лицо имело достаточные знания и опыт в области охраны труда в офисе, имело право регулярно проводить проверки, инструктажи сотрудников, вести необходимую документацию.

Как правило, организации офисного формата используют варианты совмещения должности ответственного по охране труда в офисе или нанимают специалиста со стороны, предоставляющего такие услуги. Поскольку предприятие не является опасным и вредным, функционал у ответственного за безопасность людей лица не большой.  

Какие документы по охране труда нужны в офисе

Организация охраны труда в офисе также требует наличия определенных документов, подтверждающих соблюдение всех требований и правил. Необходимо иметь:

1. Должностная инструкция ответственного за охрану труда в офисе.
2. Приказ о назначении ответственного за охрану труда.
3. Журнал регистрации инструктажей по охране труда.
4. Инструкция по пожарной безопасности.
5. Инструкция по электробезопасности.
6. Инструкция по оказанию первой помощи пострадавшим.
7. Перечень инструкций по охране труда для каждой должности.
8. План мероприятий по улучшению условий и охраны труда.
9. Протоколы проверки знаний по охране труда сотрудников.
10. Документы, подтверждающие проведение медицинских осмотров сотрудников.
11. Документы, подтверждающие обучение сотрудников по охране труда и пожарной безопасности.

Это могут быть инструкции по охране труда, планы эвакуации, журналы учета происшествий и другие документы, необходимые для контроля и отчетности. Регулярное обновление и поддержание актуальности этих документов также является важной задачей ответственного по ОТ.

Обучение и проверка знаний по охране труда у работников офиса

Ответственный по ОТ должен пройти обучение в учебном центре и получить соответствующую компетенцию по программе А и Б. Информация об этом поступит в госреестр. Раз в 3 года он должен подтверждать свое право занимать эту должность и обучать работников офиса. Если у ответственного лица не было опыта подобной работы ранее, нужно пройти курсы переподготовки.

Инструктажи по охране труда в офисе

1. Вводный – проводится для всех новичков перед началом работы.
2. Первичный – дается на рабочем месте для ознакомления с оборудованием, инструментами и правилами безопасности.
3. Повторный – проводится периодически для напоминания о правилах безопасности.
4. Внеплановый – назначается при изменении правил безопасности или возникновении аварийных ситуаций.
5. Целевой – преподается перед выполнением специфических работ, таких как работа на высоте, использование опасных материалов и прочее.

Как обучать сотрудников офиса охране труда

Обучение сотрудников правилам ОТ может проводиться в различных формах, включая лекции, семинары, тренинги и практические занятия. Важно, чтобы обучение было доступно и проводилось регулярно.

Всех работников офиса необходимо обучать ежегодно. Однако, если работа человека связана с повышенной опасностью, то обучение может проводиться чаще. Решение об этом принимает руководство или ответственный по ОТ.

Проверка знаний по ОТ

Проверка знаний по охране труда может проводиться в форме тестов, экзаменов или практических заданий. Необходимо контролировать уровень подготовки сотрудников и проводить тестирование для проверки их понимания правил безопасности. Цель проверки – убедиться, что сотрудники знают и понимают правила безопасности, умеют применять их на практике.

Штрафы компании за нарушения охраны труда в офисе

В случае выявления нарушений компания может быть подвергнута штрафам и санкциям со стороны контролирующих органов. Кроме того, нарушения правил ОТ могут повлечь за собой увольнение сотрудников и негативное влияние на репутацию фирмы.

Начиная с сентября 2023 года, штрафы по охране труда в офисе будут такими:

• ответственным по ОТ – предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.;
• предпринимателям – штраф от 5000 до 10 000 руб.;
• компаниям – штраф от 60 000 до 80 000 руб.

Отсутствие обучения у сотрудников будут грозить штрафами:

• ответственным лицам – от 15000 до 25000 руб.;
• предпринимателям – от 15000 до 25000 руб.;
• компаниям – от 110000 до 130000 руб.

Строгое соблюдение всех требований и правил по охране труда в офисе является необходимым условием для успешной и безопасной работы компании.